«Всё что полезно собирай! Оставь другим незнание и неуверенность. Вот первый секрет выживаемости в каменных, но диких джунглях» (Л. Кэрролл. «Алиса в Зазеркалье»). Один из главных вопросов сегодняшнего дня: как в условиях дефицита уважения к библиотекам не только удержать библиотеку на плаву, но и двинуться вперёд — навстречу тому идеальному образу, который формируется в голове каждого специалиста, задумывающегося о будущем библиотеки. И здесь тема эффективности её работы выходит едва ли не на первый план.
Но прежде чем думать и говорить о том, что нужно знать, уметь, понимать, чтобы сделать библиотеку таковой, стоит разобраться с самим понятием «эффективность» применительно к библиотеке.
Слово «эффективность» имеет общее значение, а также множество конкретных — в зависимости от сферы, в которой употребляется. Эффективность (англ. effi ciency) — достижение каких-либо определённых результатов с минимально возможными издержками или получение максимально возможного объёма продукции из данного количества ресурсов. Эффективность часто называют оптимальностью по Парето. (Оптимальность по Парето — такое состояние некоторой системы, при котором значение каждого частного показателя, характеризующего систему, не может быть улучшено без ухудшения других. Многим известно суждение Парето: «Всякое изменение, которое никому не приносит убытков, а некоторым людям приносит пользу (по их собственной оценке), является улучшением». Тем самым, признаётся право на все изменения, которые не приносят никому дополнительного вреда.)
Для количественного определения экономической эффективности используются показатели эффективности. В чём их смысл? Они отражают (демонстрируют) результативность экономической системы (в нашем случае — библиотеки), выражающуюся в отношении полезных конечных результатов её функционирования к затраченным ресурсам. Обращаем ваше внимание: оцениваются не абсолютные показатели, а их динамика (соотношение того, сколько «на входе» вложено, и того, сколько получено «на выходе»).
Острота современной ситуации в нашей стране, как, впрочем, и во всём мире, в том, что бюджетное финансирование везде сокращается, и организациям, существующим на средства, выделяемые государством, приходится искать способы не только сохранить себя, но и активно развиваться — иначе стагнация и естественное умирание. Когда в библиотеку поступает информация о размере бюджетных средств, выделяемых на текущий год, и становится очевидным, что их явно недостаточно, каковы действия руководства?
Первый (как правило, проигрышный) вариант: обосновать цифрами и примерами, что выделенное финансирование неадекватно поставленным перед библиотекой задачам: его не хватает не только на развитие, но и просто на обеспечение нормального функционирования. Другой вариант: ещё больше урезать не профинансированные бюджетом услуги, работы, требующие прямых затрат.
Третий: сократить «расходную часть» за счёт персонала: догрузить оставшихся сотрудников работами без увеличения зарплаты либо сократить тех, кто заведомо не готов работать в условиях повышенной интенсивности, чтобы на их место принять людей с другим подходом к работе. Иногда это оказывается вполне возможным. Но здесь главное — уменьшив количественный состав сотрудников, не просто увеличить объём работы остальных без соответствующих доплат, а придумать такие организационно-технологические методы, которые позволят перераспределить нагрузку на него. Да, денег дополнительных сотрудник не получит, но и перегруза не будет. Известное «правило Парето 80/20» гласит: затраты времени на выполнение плана: 20 % труда реализуют 80 % результата, но остальные 20 % результата требуют 80 % общих затрат.
Умный и предприимчивый директор приложит усилия для получения дополнительных средств от платных услуг и договорных работ, займётся поиском грантов и спонсоров. И это будет уже четвёртый вариант действий, на который активно настраивают библиотеку и учредители, и органы местной власти.
Понимаем, сложно бывает признать, что экономические понятия «эффективность», «эффективная» примени мы к библиотеке. Безусловно (и никем это не оспаривается): у библиотеки есть определённая гуманистическая, социальная миссия.
Но надо согласиться, наконец, с тем, что это также и предприятие (пусть даже именуемое учреждением или организацией) по производству и предоставлению населению неких услуг и работ, ориентированное на удовлетворение его нужд и потребностей.
Государство как система обладает определёнными ресурсами, и для него вопросы эффективности всегда были и будут максимально важны. Оно обязано оценивать эффективность своих вложений. Понятно, что, вложив деньги в оборону страны, можно потом оценить, снизился или повысился уровень угроз; инвестируя в промышленность, можно зафиксировать, произошёл рост или падение производства.
А культура и образование оцениваются по иным, интегральным, показателям — например, по степени соответствия предлагаемых услуг спросу (реальному или потенциальному) целевых групп потребителей и уровню удовлетворенности ими.
Во всяком случае государственное (муниципальное) задание на оказание государственных (муниципальных) услуг, выполнение государственных (муниципальных) работ предполагает (должно предполагать) именно это. А одним из условий финансирования библиотеки является наличие у неё плана по повышению эффективности деятельности в части оказания государственных услуг (выполнения работ) на основе целевых показателей.
В «Модельном стандарте деятельности общедоступной библиотеки», в котором даны рекомендации органам государственной власти субъектов РФ и органам муниципальной власти, присутствуют оба понятия.
Библиотечная услуга — общественно-полезное действие, обеспечивающее доступ к документам и информации, в том числе электронным библиотечно-информационным ресурсам — сетевым и находящимся в цифровом виде. Различают культурно-просветительские, образовательные, библиографические, документные и другие библиотечные услуги.
Работа в библиотеке (в рамках государственного и/или муниципального задания) — разновидность библиотечно-информационной и культурно-просветительской деятельности библиотеки, направленная на развитие общества в целом. К работам в библиотеке отнесены культурно-просветительские мероприятия и мероприятия, направленные на повышение информационной культуры пользователей, обучение библиотекарями пользователей навыкам электронного библиотечно-информационного самообслуживания, в том числе для использования сетевых (локальных и удалённых) ресурсов библиотеки.
Если основываться на данных определениях, то эффективная библиотека — это библиотека, социальные, культурные и экономические результаты деятельности которой по предоставлению пользователям информационно-библиотечных услуг и проведению культурно-просветительских и иных мероприятий ощутимо превышают затраты на их разработку (производство) и иные работы, связанные с предоставлением и/или проведением их (например, на доведение информации до пользователей).
Иными словами, нужно не просто провести мероприятие (и потом отчитаться числом участников), но достичь определённого социального эффекта. А затраты могут быть финансовые, материальные, ресурсные, кадровые, даже нервные, но в любом случае они имеют количественное или качественное выражение. И вновь подчеркнём: эффективность — это достижение максимального эффекта при минимальных затратах.
Пример.
Одна библиотека проводит интернет-конференцию с региональными библиотеками, и за столом управления сидят восемь IT-специалистов (а их в отделе двенадцать). В другой библиотеке техническую поддержку аналогичной интернет-конференции оказывают 1—2 специалиста, которые, помимо IT-работ, занимаются ещё многим другим. Одинаковое по сложности мероприятие может готовить группа сотрудников, а может один, но очень сильный специалист. Число же людей, пришедших и оставшихся довольными мероприятием, будет одинаковое.
Можно установить в зале обслуживания книгоподъёмник за 10 миллионов рублей, а можно за 800 тысяч. Результативность их работы будет примерно равная, затраты разные. Но для того, чтобы понять, что библиотеке действительно нужно, и затем найти на рынке подходящую модель и прочее, должны быть специалисты высокого уровня. Их будет мало и стоить они будут достаточно много, но экономию библиотеке дадут на порядок большую.
Можно ли измерить эффективность услуги или работы?
Рассуждая об эффективной библиотеке, мы должны помнить: библиотека может называться таковой, если эффект от услуг и работ выше, чем затраты на их реализацию. А чтобы так было, нужно пристально прослеживать весь путь от идеи до воплощения — это позволит оценить затраты и найти способы их сокращения.
Выше было сказано, что любой проект, идея, действие оцениваются по определённым результатам, достигнутым на «финише». Здравый смысл подсказывает, что самое простое, очевидное свидетельство эффективной работы библиотеки — когда минимальными силами и средствами удаётся добиться:
- максимального количества (реальных, виртуальных) пользователей услуг библиотеки и посетителей её мероприятий (количественный, объёмный показатель);
- максимально позитивного отношения к библиотеке и её идеям, услугам, мероприятиям со стороны пользователей, посетителей, населения в целом, органов власти, спонсоров, журналистов (качественный показатель). Правда, в последнем случае каждая библиотека сама выбирает, чьё мнение для неё приоритетно (и тогда можно ввести понятие «весового коэффициента»). (Весовой коэфициент — это параметр, отражающий значимость («вес») некоего фактора или показателя по сравнению с другими, оказывающими влияние на объект вашего внимания.)
Подсчет общего числа пользователей, безусловно, необходим. Но в не меньшей степени нужно знать, сколько людей приходит, чтобы взять книги на дом, а сколько — чтобы поработать, посидеть (возможно, просто отдохнуть) в залах библиотеки или только принять участие в мероприятии. Каждый определяет сам, что для него важнее (и пожинает плоды своего неверного выбора).
Что касается виртуальных посетителей, то здесь библиотека, конечно, может отчитываться цифрами, говорящими о количестве посещений сайтов. Но есть и другие показатели: сколько человек подписалось на библиотечные социальные сети, сколько зарегистрировалось на сайте библиотеки для того, чтобы пользоваться какими-то её удалёнными услугами, сколько обращается к подписным базам, которых нет в открытом доступе, и т. д.
С точки зрения экономики, гораздо важнее абсолютных показателей их динамика. Допустим, в библиотеку в первый («стартовый») год приходило сто посетителей, потом — 120, 150 и т. д. Даже если эта аудитория не однородна, но идёт процесс её постоянного роста при сохранении или уменьшении материальных, кадровых затрат, то и здесь уже просматривается эффективность услуг и работ библиотеки. Надо сказать, что абсолютные показатели вообще очень сложно использовать для измерения эффективности, всегда лучше ориентироваться на сравнительные характеристики.
Стоит учитывать, что, в отличие от количественных показателей, которые — с разной долей условности — можно вывести математическими методами, качественные показатели эффективности работы библиотеки имеют другую природу и часто бывают важнее и достовернее.
В первом случае мы считаем людей «по головам», во втором — работаем с личностями. Это два подхода, которые определяются различными социально-психологическими установками библиотекарей. Мы — за вторые, хотя и любим библиотеку, полную людей. Замер отношения людей к библиотеке является максимально сложной, но при этом и чрезвычайно интересной задачей. Он производится в ходе опросов (путём анкетирования и интервьюирования) реальных, потенциальных, виртуальных пользователей, мониторинга их потребностей и запросов; добывается путём анализа их спонтанных суждений, выраженных в социальных сетях, на страницах печати, а также в ходе «обратной связи» с пользователями.
Базовый принцип, которому намерены ныне следовать органы местной власти: оценивать учреждения культуры (включая библиотеки) не только и не столько по успешному выполнению ими же поставленных перед собой задач, сколько по соответствию их услуг и предложений широкому спектру потребностей разных групп населения.
Ведь именно это находится в сфере компетенции и ответственности тех, кому государство и местное сообщество делегировало право и обязанность беспокоиться о нуждах людей.
Данная публикация — фрагмент популярной книги И.Б. Михновой и А.А. Пурника «Эффективная библиотека, или Как обустроить библиотеку и сделать её нужной людям» (М.: РГБМ, 2018).
